La saisie comptable sert à traduire comptablement l’information commerciale ou financière, économique ou patrimoniale.

La saisie comptable consiste à enregistrer les factures d’achats des fournisseurs et le factures de ventes émises aux clients de la structure juridique. La saisie comptable des relevés bancaires, des salaires et charges fait également partie de la comptabilité. Cette saisie traduit les flux de trésorerie (encaissements et décaissement de la caisse et/ou de la banque). Cette saisie comptable est également appelée comptabilité générale.

Le principe de base de la comptabilité générale consiste à enregistrer tous les événements économiques. La notion de flux répond à un principe : tout emploi suppose une ressource et il n'est pas de ressource qui ne trouve son emploi (il s’agit du principe comptable de la partie double). Lors d'un enregistrement comptable le total débit est donc toujours égal au total crédit.

• - Un flux peut donc influencer ce que l'on possède (c'est l'actif), ce que l'on doit (c'est le passif), les achats (ce sont généralement les charges), les ventes (ce sont généralement les produits). Le cumul des flux va donc former au final le bilan et le compte de résultat.
• - Ce peut être un flux réel (flux de fond de biens et services), ou un flux de trésorerie (financier, mouvement d'argent).
• - Elle enregistre les décisions de gestion qui modifient la structure du patrimoine (inscription de créances comme « créances douteuses », affectation du bénéfice en réserve, etc.) ou modifient sa valeur (enregistrement des provisions pour dépréciation, par exemple).
• - L'enregistrement des flux internes (transferts de valeur dans l'entreprise au cours du processus de production) n'est pas obligatoire ; il est possible pour cela d'utiliser la comptabilité analytique.

La comptabilité générale et plus précisément la saisie comptable doit s’adapter aux spécificités juridiques comme:

• - La comptabilité de trésorerie: Cette saisie consiste à retracer de manière fidèle tous les décaissements et tous les encaissements du compta bancaire et/ ou de la caisse.

  Cette méthode de comptabilisation est utilisée pour la comptabilité des structures juridiques suivantes :

  • - B.N.C : Bénéfices non commerciaux imposables à l’impôt sur le revenu
  • - Syndicat et association non fiscalisé
• - La comptabilité d'engagement: Cette méthode de comptabilisation nécessite des connaissances comptables, des principes de comptabilisation mais aussi le plan comptable général.

Après ce travail de saisie, intervient un comptable qui s’occupe du contrôle des comptes et effectue des contrôles de cohérences et de vraisemblance. Cette méthode de saisie nécessite souvent un expert comptable capable de traduire au travers de la comptabilité l’environnement économique de la structure juridique comme :

• - Les sociétés commerciales (EURL, SARL, SELARL, SA, SAS, SASU et bien d’autres)
• - Les artisans et les commerçants
• - Les associations et syndicats fiscalisés
• - Certaines sociétés civiles

La comptabilité est donc un moyen de traduire l’activité d’une société, entreprise ou association. Les personnes novices doivent apprendre à lire un bilan et un compte de résultat. Le chef d’entreprise, pour comprendre la composition de son résultat, a besoin d’un comptable qui s’occupe de cette interprétation. La gestion passe obligatoirement par la saisie comptable, les tableaux de bord sont issus de la saisie comptable.